Las tres cualidades en acción

En los últimos artículos hemos definido tres cualidades que debemos alcanzar para contar con un sistema de comercialización y ventas efectivo. Estas cualidades son:

• Control. 
• Ritmo.
• Flexibilidad.

El Control se refiere al diseño de nuestros procesos y estructuras. Más específicamente, a cómo funcionan estos, por cuanto se puede tener un diseño adecuado pero lo que cuenta es cómo funcionan en la práctica. En otras palabras, se trata de la ejecución de estos procesos, independientemente de si se trata de prácticas formales (acordes con el diseño) o bien, informales.

El concepto aplica a todos los procesos y en torno a lo que desarrollamos en este blog, muestro algunos ejemplos:

• Procesos para evalúar, diseñar y ajustar los territorios de venta.

• Indicadores que se utilizan para el análisis de rutas o evaluar la situación de la red comercial en general.

• Sistema para establecer objetivos y planes de acción, así como la forma en que se ejecutan y supervisan dichos planes.

Estos son sólo unos ejemplos, ya que según la definición que vimos de control, este se refiere a todo lo que hacemos para ver la situación, analizarla, definir qué hacer, tomar acciones y evaluar los resultados. El concepto de control aplica a todos los niveles, ya sea que se trate de lo que hacen las Gerencias, las Jefaturas, la Supervisión o los vendedores en ruta. Todos realizan actividades que contribuyen a su manera a intentar tener control sobre los resultados, el mercado, la competencia, etc.

El Ritmo por su parte, se refiere a lo que sucede en el tiempo. Tenemos procesos que generan control pero; ¿los mantenemos en el tiempo?, ¿tenemos una frecuencia adecuada para hacerlo?, ¿lo hacemos hoy igual que mañana? El ritmo tiene que ver con el nivel de repetición de las acciones, los controles, las actividades. En el mundo de la venta repetitiva, toda acción nueva muere bajo el poder de los hábito si no se tiene seguimiento. El ritmo trata sobre eso; la capacidad de repetir el mensaje.

El ritmo es el complemento necesario del control y al diseñar procesos y sistemas de trabajo en ventas, debe tenerse en cuenta. Dicho de una manera simple; si el mensaje es complicado, será difícil repetirlo. Según la frecuencia con que se quiere desarrollar algo (una vez al año, cada trimestre, todos los lunes, etc.), el diseño debe ser suficientemente simple y la persona debe tener espacio de tiempo para ejecutarlo, para que sea posible mantenerlo en el tiempo.

En otro artículo profundizamos sobre este tema (artículo pendiente), tengamos claro en este punto que el ritmo hace que el control se mantenga en el tiempo.

La flexibilidad es el tercer concepto que complementa los otros dos. Flexibilidad para cambiar la forma en que se hacen las cosas, para detenernos en un proceso y revisar qué debemos hacer. Tal y como habíamos definido, la flexibilidad es un concepto que contradice en cierta forma al control y al ritmo, ya que la coexistencia de estas dos cualidades implica que las cosas se hagan de una forma determinada y que siempre se hagan igual.

La flexibilidad requiere que siempre haya que considerar, el que uno pueda ver sus resultados o su actividad de otra manera a como lo hace regularmente. Por ejemplo, el supervisor tiene un sistema de planeamiento y acciones mensuales, pero cada tres meses nos sentamos para ver nuestra evolución, algunos indicadores diferentes y revisamos nuestros objetivos. Ese momento, genera un espacio para revisar lo que estamos haciendo. La flexibilidad implica tener por un momento otra visión y significa ir a un plazo diferente al que trabajamos normalmente. Para el vendedor eso lo aporta el supervisor, la jefatura lo genera con una frecuencia diferente con sus supervisores, etc.

Sé que este ha sido un tema algo árido y que por momentos, parece excesivamente teórico. La idea de generar tanto material en torno a estos tres puntos, es dejar claros estos conceptos que sin definirlos nuevamente, estarán presentes en todos los elementos que agregamos después, ya sea que se trate de trabajo en punto de venta, labores de supervisión, diseño de territorios o bien, desarrollo de indicadores y sistemas de control.

Para regresar:  Control y ritmo.

Para continuar:  (artículo pendiente).